Реферат: Анализ, оценка и выбор пользователем пакетов прикладных программ для автоматизации своей деятельности

Введение

Данная курсовая работа содержит задачи, которые встают перед любым пользователем, особенно начинающим, при начале работы на РС и понимании необходимости автоматизации своей деятельности. Это в первую очередь выбор пакетов прикладных программ, элементарные сведение о них , а также навыки работы с ними. Анализу, оценке и выбору пользователем пакетов прикладных программ посвящена теоретическая часть курсовой работы. Это особенно важно в связи с увеличением объемов рынка прикладных программ, а следовательно и естественной трудностью неискушенного пользователя в принятии единственно правильного решения при выборе той или иной программы. Кроме существования различных сфер работы на РС, существует и множество фирм-производителей таких пакетов, которые в свою очередь обладают удивительной продуктивностью и производительностью и предлагают все более и белее усовершенствованные программы с завидным постоянством и частотой. Анализ и оценка преимуществ и недостатков предложенных товаров с точки зрения поставленной задачи естественно являются основой правильного выбора. В свой работе мы склоняемся к наиболее популярной среди пользователей среде Windows и соответственно останавливаем свое внимание на безусловно заслуживающей уважения фирме Microsoft. В теоретической части будет предпринят некоторый сравнительный анализ пакетов программ для нахождения единственного, наиболее удобного при работе с некоторыми динамически изменяющимися данными, а также с базами данных. В первом разделе практической части будет решена расчетная задача с использованием электронной таблицы в наиболее популярной версии Excel, созданной фирмой Microsoft. При работе над данной работой использовался IBM PC, среда Windows, Microsoft Word.



Теоретическая часть

Введение
Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.
С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно - справочных и расчетных задач.
Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.
Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.
Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.
Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.
Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.

Определение (задание структуры) данных
Во время работы с документом или электронной таблицей вы обычно полностью свободны в определении содержимого документа или каждой ячейки таблицы. В текстовом редакторе такая гибкость необходима для того, чтобы поместить ту или иную информацию в нужное место на странице, а в электронной таблице вы должны иметь возможность хранить исходные данные, производить необходимые вычисления и представлять результаты в нужном виде. Эта гибкость обеспечивает успешное решение относительно небольших, хорошо сформулированных задач. Но когда электронная таблица содержит несколько сотен строк, а документы состоят из многих страниц, то работать с ними становится довольно трудно. С ростом объема данных вы можете обнаружить, что превышены установленные электронной таблицей или текстовым редактором ограничения на память или же вообще исчерпаны возможности компьютерной системы. Если вы разрабатываете документ или электронную таблицу, которые предназначены для других пользователей, то становится трудно (или даже невозможно) проконтролировать ввод новых и использование уже имеющихся данных. Например, когда в электронной таблице в одной ячейке должна храниться дата, а в другой - денежное поступление, пользователь чисто случайно может их перепутать. Кроме того, если вам понадобится работать не только с цифровой или текстовой информацией, вы можете обнаружить, что ваша электронная таблица не может работать с информацией, представленной в виде рисунка или звука.
СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Вы также можете задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, что вы не введете случайно в числовое поле буквенный символ. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений ваших данных. В наиболее совершенных системах вы можете задать отношения между совокупностями данных (обычно называемыми таблицами или файлами) и возложить на СУБД обеспечение совместимости или целостности данных. Например, можно заставить систему автоматически проверять отношение введенных заказов к конкретным клиентам.
Microsoft Access предоставляет вам максимальную свободу в задании типа ваших данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Вы можете задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.
Так как Microsoft Access является современным приложением Windows, вы можете использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange, динамический обмен данными) и ОLЕ (Оbject. Linking and Embedding, связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложениями. В Access вы можете при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями. OLE является более изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access . Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других поддерживающих ОLЕ приложений Windows.
Microsoft Access может работать с большим числом самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Вы можете осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов или электронных таблиц. С помощью Access вы можете непосредственно - обрабатывать файлы Рагаdох, dВАSE III, dВАSЕ IV, FохРго и др. Можно также импортировать данные из этих файлов в таблицу Access .

Обработка данных
Работа с данными в текстовом редакторе или электронной таблице значительно отличается от работы с данными в СУБД. В документ, подготовленный с помощью текстового процессора, вы можете включить табличные данные и использовать для их обработки ограниченный набор функций. Можно выполнить поиск строки символов в исходном документе, с помощью ОLЕ включить в него таблицы, диаграммы или картинки из других приложений. В электронной таблице некоторые ячейки содержат обеспечивающие нужные вычисления или преобразования формулы, а данные, которые являются для них исходной
информацией, вы можете ввести в другие ячейки. Данные из электронной
таблицы, созданной для какой-то конкретной цели, очень трудно потом использовать в решении других задач. Чтобы выполнить новую задачу, вы можете организовать связь с данными другой электронной таблицы или использовать ограниченные возможности поиска для копирования выбранного подмножества данных одной из электронных таблиц в другую, которая потребуется вам для решения новой задачи.
СУБД позволяет работать с данными, применяя различные способы. Например, вы можете выполнить поиск информации в отдельной таблице или создать запрос со сложным поиском по нескольким связанным между собой таблицам или файлам. С помощью одной единственной команды можно обновить содержание отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и корректировки данных вы можете создать процедуры, использующие функции СУБД. У многих систем имеются развитые возможности для ввода данных и генерации отчетов.
В Microsoft Access для обработки данных ваших таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Используя, вы можете выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Чтобы заставить Microsoft Access решать ваши задачи, вам совершенно не требуется знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц использует однажды заданные вами связи между таблицами. Вы можете сконцентрировать свои усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в вашей базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый "запрос по образцу" (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, вы можете буквально за секунды построить довольно сложный запрос.

Управление данными
Электронные таблицы и текстовые документы являются прекрасными средствами для решения так называемых "однопользовательских" задач, но они плохо приспособлены для работы в режиме коллективного пользования. Электронные таблицы также полезны в качестве шаблонов для простых форм ввода информации, но если вам нужно произвести комплексную проверку данных, то здесь их функций явно недостаточно. Электронная таблица хороша в качестве шаблона для счета-фактуры в небольшой фирме. Но если с расширением бизнеса начинает возрастать число сотрудников, вводящих в компьютер заказы, то без базы данных вам не обойтись. Точно так же электронная таблица может использоваться на крупных предприятиях для подготовки сотрудниками отчетов о своих затратах, но для составления общей бухгалтерской отчетности эти сведения все равно должны собираться в базе данных.
В тех случаях, когда возникает необходимость коллективного пользования информацией, настоящая система управления базами данных позволяет защищать информацию от несанкционированного доступа так, что право знакомиться с данными или корректировать их получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким пользователям одновременно корректировать одни и те же данные. Поскольку в Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства зашиты и обеспечения целостности данных. Вы можете заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам (таблицам, формам, запросам) вашей базы данных. Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными пользователями. Microsoft Access также опознает и учитывает защитные средства других подсоединенных к вашей базе структур (таких, как базы данных РаrаDох, dBASE, и SQL).

Microsoft Access - НЕЧТО БОЛЬШЕЕ, ЧЕМ СУБД
Точно определив, какие именно данные вам нужны, каким образом они будут храниться в памяти и какая должна быть система доступа к данным, вы тем самым решили только вопрос управления данными. Кроме этого нужен еще простой способ автоматизации решения предстоящих типовых задач. Даже если вы можете разработать достаточно сложные "прикладные" электронные таблицы, у вас все равно не будет средств отладки и управления работой таких приложений, позволяющих легко создать, скажем, полные формы для заказов или систему учета материально-производственных запасов. Напротив, СУБД специально проектируются для создания приложений. Они представляют вам необходимый инструментарий для управления данными и их обработки, а также дают возможность каталогизировать объекты приложения и управлять взаимосвязями между ними. При этом вместе с СУБД в вашем распоряжении оказывается язык программирования и средство отладки.
В свете вышесказанного для автоматизации решения ваших задач вам необходимы мощная реляционная СУБД и система разработки приложений. Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут быть использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации управления и обработки данных. К сожалению, многие системы разработки приложений для создания процедур требуют знания некоторого языка программирования, например Си или Xbase. Несмотря на всю их силу и богатство средств, для успешного их использования от вас требуется наличие определенной профессиональной подготовки и опыта работы с ними. К счастью, в имеются средства, позволяющие легко проектировать и создавать приложения для работы с базами данных без знания языка программирования. Работа в Microsoft Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Сразу после этого вы с помощью форм, отчетов и макросов сможете определять действия над этими данными.
Формы и отчеты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчетах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящихся в таблицах), так что вы имеете полную свободу действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные - достаточно создать дополнительную форму или отчет, использующие те же самые данные. Если вам нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчетами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы. Если вам нужны более изощренные средства, например библиотечные утилиты Windows, вы можете написать процедуру на Access Basic.

Почему же все-таки Microsoft Access
Ниже приведен перечень основных причин, по которым переход к использованию в работе Access представляется целесообразным.
Причина 1.
У вас имеется слишком много отдельных файлов или какие-то из файлов содержат большой объем информации, что затрудняет работу с данными. К тому же работать с такими объемами данных могут вам не позволить ограничения по памяти программы или системы.
Причина 2.
Вы используете данные различными способами: для информации по конкретным сделкам (например, счета-фактуры), для итогового анализа (например, по ежеквартальным объемам продаж), или вы используете эти данные для прогнозирования тех или иных ситуаций. Поэтому вы должны быть в состоянии рассматривать эти данные с разных сторон, что существенно затрудняет создание удовлетворяющей все ваши нужды единой структуры представления данных.
Причина 3.
Имеется необходимость в использовании одних и тех же данных разными специалистами. Например, их вводом, обновлением и анализом занимаются самые разные люди. Если в электронную таблицу или документ вносить изменения может только один человек, то с базой данных могут взаимодействовать в одно и то же время несколько пользователей, модифицируя содержимое одной и той же таблицы. При этом в базах данных гарантируется, что пользователи всегда работают с последними модификациями данных.

Причина 4.
Вы должны обеспечить защиту данных от несанкционированного доступа, контролировать их значения и поддерживать целостность базы данных - ведь к данным имеют доступ много пользователей, эти данные используются в работе вашей фирмы и взаимосвязаны (например, клиенты и заказы).

Заключение
Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access вы можете создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее вашим потребностям по управлению данными. Используя запросы, вы можете выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых так и сложных отчетов. Формы и отчеты "наследуют" свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев вы указываете форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые вы можете использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Чтобы полностью автоматизировать работу вашего приложения, с помощью макросов Access вы легко свяжете данные с формами и отчетами. Вы можете создать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если вам необходимо создать нечто уж совсем изощренное, то на этот случай Microsoft Access предоставляет мощный язык программирования - Microsoft Access Basic.
И наконец, все эти средства позволяют создавать приложения, работающие не только с базой данных Access, но и с другими наиболее распространенными базами данных. Ваше приложение может работать непосредственно с файлами dBASE, с базами данных Рагаdох, FохРго и любой базой данных, поддерживающей ОDВС. Вы сможете также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).
Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; в работе по контракту, когда вы разрабатываете прикладные программы по заказу или выступаете в роли консультанта; в больших корпорациях, когда вы выступаете в роли координатора производственных информационных систем и даже в сфере домашнего применения.

Практическая часть

Общая характеристика задачи.

        Для осуществления планирования деятельности любой фирмы на любом этапе работы осуществляются некоторые расчеты для автоматизации которых удобно и рационально применять вычислительную технику. В данной задаче требуется определить план выпуска продукции на год и по кварталам с учетом того, что нам известны результаты отчетного года и планируемое увеличение выпуска продукции, а также удельный вес каждого квартала в планируемом году. Цель задачи: осуществление планирование, а также последующего контроля за выпуском продукции. Эти данные необходимы управляющему фирмой для создания некоторой общей картины будущего производства, главному бухгалтеру для оценки потоков будущих платежей и могут быть разработаны аналитическим отделом. Эта информация полезна и для других подразделений фирмы, связанных с производством и сбытом данной продукции (отдел закупки сырья, отдел реализации).

Выбор пакета электронных таблиц.

Для решение данной и подобных ей задач используется пакет электронных таблиц. Он позволяет представлять данные в различных форматах и производить с ними некоторые арифметические действия с помощью формул, кроме того хранить, изменять и предоставлять информацию по первому требованию и в профессиональном виде.
Наиболее популярной на рынке пакетов электронных таблиц сегодня являются последние версии Microsoft Excel. Результаты тестирования этих версии показали их преимущества перед другими аналогичными проектами известных фирм таких как Lotus 1, 2, 3, QuatroPro. Excel обладает рядом характеристик, выгодно отличающих его от своих конкурентов. Это :

• идеальная совместимость с Windows
  
• дружественный интерфейс
  
• детальность разработки встроенных функций
  
• возможность создания функций пользователя с помощью макросов
  
• идеальная совместимость с другими пакетами Microsoft такими как Word, Access
  
• использование мыши, что ускоряет любую работу
  
• доступное и легкое даже для начинающего пользователя языковое средство Visual Basic
  

Проектирование форм выходных документов.
1. Включить системный блок и монитор.
2. Загрузить установленную версию Windows с помощью клавиши F10 или набора Win в командной строке.
3. Загрузить Microsoft Excel: двойной щелчок мыши по ярлыку Excel.
4. В ячейку А1 (адреса ячеек см. Приложение 3) вводим название таблицы: "План выпуска продукции по кварталам на". Enter.
5. В ячейку F1 вводим планируемый год: 1998. Enter.
6. Поставленная задача будет решаться более наглядно, если такие входные данные как фактический выпуск продукции по отчету за год и процент планируемого увеличения выпуска продукции вынести из создаваемой таблицы. В ячейку A3 вводим: "Выпуск продукции". Enter.
7. В ячейку С3 вводим формулу: "=F1-1" для получения базового года. Enter.
8. В ячейку С3 вводим значение выпуска продукции в базовом году: 18.300.Enter.
9. В ячейку D3 вводим: "Планируемой увеличение".Enter.
10. В ячейку F3 вводим значение планируемого увеличения: 2.8. Enter.
11. В ячейки A4 и D4 вводим единицы измерения выпуска продукции и планируемого увеличения: "(млн. руб.)" и "(в %)" соответственно. Enter.
12. Таблица будет иметь в столбцах данные по кварталам и итог, а по строкам удельные веса кварталов и объем выпуска продукции. Таким образом, по формулам на основе входных данных, вынесенных за табличную форму, и удельных весов мы получим искомый результат. В ячейки с B6 по E6 вводятся названия столбцов таблицы: кварталы по порядку.
13. В ячейку F6 вводится название столбца: "Итого за год".Enter.
14. Ячейка A7 - название строки: "Удельный вес выпуска продукции по кварталам". Enter.
15. Ячейки с B7 по E7 - значения удельных весов по кварталам в соответствии с задачей. Enter.
16. Ячейка F7 - итог за год: вводится формула - "=СУММ(С6:E6)". Enter.
17. В ячейку А8 вводится название итоговой строки: "План выпуска" (в млн. руб.). Enter.
18. Ячейки с B8 по F8 содержат результат, вычисляемый по формулам: B8 - "=$C$3*(1+$F$3)*B7". Enter. Значок $ обозначает абсолютное значение адреса ячейки перед которым он устанавливается. Это позволяет копировать формулу не изменяя адреса ячеек перед которыми стоит значок $. Используя это свойство после введения данной формулы в ячейку В8, мы копируем ее значения в следующие ячейки, получая необходимый результат. (Формулы в других ячейках см. Приложение 1).
19. Чтобы таблица имела презентабельный вид воспользуемся свойством автоформата: выделим таблицу (A6:F8) курсор на А6 удерживая левую кнопку мыши растягиваем выделение; выбираем опцию Формат - Автоформат; после появления диалогового окна выбираем Объемный 2. Enter.
20. Для наглядности можно выделить ячейки в которые пользователь должен вводить данные для расчета. Для этого следует указать ячейку (С3 и F3). В меню Формат выбрать команду Объект, затем вкладку Вид, чтобы добавить тень, установите флажок "с тенью". Ok.
21. Тоже самое можно сделать для всей таблицы.

Для эффективного применения таблицы и защиты формул следует поставить защиту на ячейки не подлежащие редактированию, тем самым работа пользователя с данной электронной таблицей предельно проста. Выделите необходимые для внесения данных ячейки: F1, C3, F3, B7, C7, D7. E7. В меню Формат выберите команду Ячейки, затем вкладку “Защита”. Снимите флажок “Защищаемая ячейка”. Далее чтобы защитить лист, в меню Сервис выберите пункт Защита, затем команду Защитить лист. Установите флажок “Содержимое”. Ок. (Итоговый вариант Приложение 2).


1. Результаты выполнения контрольного примера в расчетном и формульном виде.
Так как в базовом году фактический выпуск составил 18300 млн. руб., а планируемое увеличение 2,8%, то выпуск продукции составит 18300*102,8/100=18812,4
2. Соответственно по квартально выпуск продукции составит: выпуск в год * удельный вес квартала в году / 100 следовательно

квартал: 18812,4*24.3/100=4571,41
квартал: 18812.4*25/100=4703,1
квартал: 18812,4*25,2/100=4740,72
квартал: 18812.4*25,5/100=4797,16


Инструкция по применению спроектированной электронной таблицы.


1. Включить системный блок и монитор.
   
2. Загрузить установленную версию Windows с помощью клавиши F10 или набора Win в командной строке.
   
3. Загрузить Microsoft Excel: двойной щелчок мыши по ярлыку Excel.
   
4. Откройте необходимый файл на диске С: Файл - Открыть или Ctrl O. После открытия диалогового окна найдите в списке нужный файл или введите его название в активную строку.
   
5. Введите планируемый год в соответствующую ячейку названия таблицы (F4).
   
6. Введите фактический выпуск продукции отчетного года в соответствующую ячейку (C3).
   
7. Введите ожидаемый процент увеличения выпуска в планируемом году (F3).
   
8. Занесите в таблицу удельные веса выпуска по кварталам (B7 - E7).
   
9. Искомый ответ строка 8.
   
10. Проанализируйте результаты.
    
11. При необходимости распечатать документ выполнить следующие шаги : Файл - Печать - Ок или щелкнуть по кнопке на панели с изображением печатной машинки.