Секретарь

План

Немного из истории.

Возможности секретаря-референта.

Основные функции секретаря.

Современные требования.

Классификация секретарей.

Обязанности.

Вывод.

1. Немного из истории.

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов.
Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров
постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли
секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились
женщины-секретари.

Возможности секретаря-референта.

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в
учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой
день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От
поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой
он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в «форме» : тщательно и продуманно одет,
опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему
поручения.,уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с
достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим
дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из
трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не
следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих
дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и
переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по
поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но
иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег,
междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так
далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и
внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном
потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее
часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Основные функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как
высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые
могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

знания, необходимые для эффективного участия в
информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно
руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный
компьютер, телефон, факс, ксерокс);

знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее
внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и
приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее
администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и
приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при
планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные требования.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать
следующими качествами:

иметь профессиональный имидж;

хорошо владеть речью и письмом;

обладать хорошей памятью;

хорошо ориентироваться во времени;

содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

быть энергичным, проявлять инициативу;

быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

контролировать финансы офиса;

быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит
отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой
должности необязательно знание языка. Основное требование – умение
держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае
девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность
OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального
директора или президента. В этом случае девушка работает только на
одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на
английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое
внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности,
исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но
и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой
ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на
виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы
множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в
центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря
в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании
психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Обязанности.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со
своими обязанностями. А в обязанности входит:

учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции
для доклада руководству;

оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных
документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными
подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем,
командировочных удостоверений и других документов;

оформление протоколов рассылок выписок из них;

анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и
предложениями по ним;

подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям,
конференциям, семинарам и съездам;

прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

организация приемов посетителей;

прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и
рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка
дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции
по бездокументарному обслуживанию. В частности:

техническое обеспечение работы руководителя;

подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний,
совещаний;

организация приема работников и посетителей;

телефонное обслуживание;

подготовка командировок;

организация презентаций и специальных приемов гостей;

стенографирование;

контроль за праздничными и юбилейными датами;

обработка почты;

машинописные работы;

сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

сбор материалов для докладов и речей руководителя;

ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены
другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике
секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты
профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в
условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно
понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные
решения.

Вывод.

Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном
подразделении которого вы работаете.

Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно
сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат?

Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все
готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая,
доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная,
то профессия секретарь ждет вас.



)

В рамках проекта "Работай головой"