« Эрудиция » Российская электронная библиотека

Excel



EXCEL 5.0



Возможности EXCEL очень высоки.Обработка текста,управление базами


данных-программа настолько мощна,что во многих случаях превосходт спе-


цализрованные программы-редакторы или программы баз данных.Такое мно-


гообразие функций может поначалу запутать,чем заставить применять на


практике. Но по мере пробритения опыта начинаешь по достоинству ценить


то,что границ возможностей EXCEL тяжело достичь.


За 14-летнюю историю табличных расчётов с применением персональ-


ных компьютеров требования пользоателей к подобным программам сущест-


венно изменились.В начале основной акцент в такой программе,как,напри-


мер,VisiCalc,ставился на счётные функции.Сегодня положение другое.Наря-


ду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое


изображение данных приобретают все возрастающее значение.Кроме то-

- 2 -



го,многообразие функций,предлагаемое такой расчетной и графической


программой,не должно осложнять работу пользователя.Программы для Win-


dows создают для этого идеальные предпосылки.


В последнее время многие как раз перешли на использование Win-


dows в качестве своей пользовательской среды.Как следствие,многие фир-


мы,создающие програмное обеспечение,начали предлагать большое колиест-


во программ под Windows.


Окно EXCEL.


Окно Excel содержит множество различных элементов.Некоторые из


них присущи всем программам в среде Windows,остальные есть только в


окне Excel.Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим лис-


том(или таблицей),разделённым на отдельные ячейки.Столбцы озаглавлены



- 3 -

буквами,строки-цифрами.


Как и во многих других программах в среде Windows,вы можете


представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным


заголовком-это окно называется окном рабочей книги,так как в таком ок-


не можно обрабатывать несколько рабочих листов.


На одной рабочей странице в распоря жении будет 256 столбцов и


16384 строки.Строки пронумерованы от 1 до 16384,столбцы названы буква-


ми и комбинациями букв.После 26 букв алфавита колонки следуют комбина-


ции букв от АА,АВ ит.д.


Вокне Excel,как и в других программах под Windows,под заголовком


окна находится строка меню.Чуть ниже находятся панели инструментов


Стандартная и Форматирование.Кнопки на панели инструментов позволяют


быстро и легко вызывать многие функции Excel.


- 4 -




Оформление рабочих листов.




Выбор шрифта.



Изменить тип,размер шрифта или исполнение текста можно выделив


соответствующие ячейки и открыв меню Формат.Выбрав команду Ячейки в


меню Формат.После этого на экране появится диалог в котором будут ука-


заны различные шрифты.Можно выбрать любой шрифт из списка предложен-


ных.При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне при-


мер.Для выбора типа шрифта,его размера и стиля можно использовать поля


и кнопки,расположенные на панели инструментов.





Типы шрифтов.


- 5 -


В настоящее время для оформления таблиц и документов используется


большое количество шрифтов.Один из главнейших факторов,который необхо-


димо принимать во внимание,-это разборчивость текста,оформление тем


или иным шрифтом.



Стили.


Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль


шрифта:курсив,полужирный или с подчёркиванием.Используют эти стили


только для выделения важной инормации в тексте документов и таблиц.




Цвета и узоры.



В Excel можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и


узора фона,чтобы привлечь к ним внимание.Это выделение надо использо-



- 6 -

вать осторожно,чтобы не перегрузить таблицу.Выберите вкладку Вид в ди-


алоге Формат ячеек.Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет зак-


раски с помощью политры.


Форматирование чисел.




Если нужно,чтобы записи превратились в удобный документ,следует


произвести форматирование чисел в ячейках.Проще всего форматируются


ячейки, куда заносятся денежные суммы.Для этого нужно выделить формати-


руемые ячейки.Затем выбрать команду меню Формат-Ячейки,а в появившемся


диалоге-вкладку Число.Выберается в группе слева строку Денежный.Справа


появится нескольковозможных вариантов форматов чисел.Формат числа оп-


ределяется видом цифрового шаблона,который может быть двух видов:Чтобы


лучьше понять их назначение,рассмотрим варианты форматирования числа



- 7 -

13.В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле Коды формата.Во


второй колонке вы видите, как будет выглядить число в результате фор-

матирования.



Формат Результат


#.###,## 13


0.000,00 0.013,00


#.##0,00 13,00



Если в качестве цифрового шаблона используется ноль,то он сохра-


нится везде,где его не заменит значащая цифра.Значок номера(он изобра-


жен ввиде решетки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр.Лучше


использовать цифровой шаблон ввиде нуля для цифр, стоящих после дися-


тичной запятой, а в других случаях использовать "решетку".Если вы опе-


рируете числами, где больше двух разрядов росле запятой и цифры в них

- 8 -



не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторо-


ну.Точно так же Excel округляет дробные числа, которые формотировали


как целые,т.е.без разрядов после запятой.Округляются, однако, только


числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные зна-


чения.В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые


идут "в минус":наряду с обычным минусом их можно выводить красным,что


часто используется при оформлении бухгалтерской документацци.


Проверка орфографии.


В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов,на-


ходящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых по-


лях.Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в ко-


торых необходимо проверить орфографию.Если нужно проверить весь



- 9 -

текст,включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку начиная с


которой Excel должен искать ошибки.Далее нужно выбрать команду Сер-


вис - Орфография. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте.


Можно начать проверку при помощи клавиши F7.Если программа обнаружит


ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре,на экране появится


диалог Проверка Орфографии.



Операторы.


Все математические функчии описываются в программах с помощью


специальных символов,называемых операторами.Полный список операторов


дан в таблице.



Оператор Функция Пример


Арифметические операторы



- 10 -

+ сложение =A1+1


- вычитание =4-С4


* умножение =A3*X123


/ деление =D3/Q6


% процент =10%



Операторы связи


: диапазон =СУММ(A1:C10)


; объединение =СУММ(A1;A2;A6)


Текстовый оператор соединения


& соединение текстов



Текстовый оператор соединения преднозначен для того, чтобы при


создании образца документа не вносить,например,каждый раз вручную да-



- 11 -

ты-программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.



Перевычисление рабочих листов.


По умолчанию при вводе, редактировании формул или при заполнении


формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят авто-


матически.Однако при сложных интеграционных расчетов это может занять


продолжительное время, поэтому можно отменить автоматическое вычисле-


ние.Для этого нужно выбрать команду меню Сервис-Параметры,далее в поя-


вившейся вкладке Вычисление выбрать опцию Вручную и установить перек-


лючатель Перевычислять перед сохранением.После этого все вычисления в


рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши Вычислить.




Функции Excel.

Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с



- 12 -

электронными таблицами.Простейшим примером выполнения расчетов являет-


ся операция сложения.Воспользуемся этой операции для демонстрации пре-


имуществ функций.Не используя систему функций нужно будет вводить в


формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс


или минус.В результате формула будет выглядеть следующим образом:


=B1+B2+B3+C4+C5+D2

Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени,поэто-


му кажется что проще эту формулу былобы легче посчитать вручную.Чтобы


быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задейс-


твовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из


Мастера функций,можно и вручную впечатать имя функции после знака ра-


венства.После имени функций надо открыть скобку,введите адреса облас-


тей и закройте скобку.В результате формула будет выглядить следующим



- 13 -

образом:



=СУММ(B1:B3;C4:C5;D2)



Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обоз-


начается блок ячеек.Запятой разделяются оргументы функций.


Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов


для функций целесообразно, посколько оно, во первых, нагляднее, а во


вторых , при такой записи программе проще учитывать изменения на рабо-


чем листе.Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по


А4.Это можно записать так:




=СУММ(А1;А2;А3;А4)


Или то же другим способом:




- 14 -

=СУММ(А1:А4)


Создание диаграм.


Работать с электронными таблицами само по себе большое удовольст-


вие, но если бы удалось превратить сухие столбцы чисел в наглядные ди-


аграммы и графики.Такую возможность дает Excel.В Excel есть два раз-


личных способа сохранения в памяти диаграм, составленных по вашим чис-


ловым данным: это, во-первых,"внедрённые" диаграммы и, во-вторых, "ди-


аграмные страницы".Внедрённые диаграммы представляют собой графики,на-


ложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле; в диаграм-


ных страницах создаются новые графические файлы.Создать внедренную ди-


аграмму проще всего с помощью Мастера диаграм, составляющего часть па-


кета Excel.



Панель инструментов диаграмм.

- 15 -




Диаграммы можно создавать не только с помощью Мастера диаг-


рамм.Также это можно делать и другим способом -даже более быстро- с


помощью панели инструментов Диаграмма.Включить изображение этой панели


на экране модно с помощью меню Вид-Панели инструментов.



Пример:Введём любые данные на основе которых можно построить диаг-


рамму.Выделяем данные и нажимаем на панели инструментов кнопку с изоб-


ражением стрелки, направленной вниз, чтобы открыть список типов диаг-


рамм.Выбрав тип диаграммы и задав в рабочем листе прямоугольник необ-


ходимого размера, запускаем мастер диаграмм.


Если нужно создать диаграмму на отдельном листе, то надо выбрать


строку Диаграмма в поле Создать.После короткого диалога с Мастером ди-


аграмм будет создан отдельный рабочий лист.

- 16 -



Диаграммы-торты.


Обычно таким наглядным представлением данных пользуются, когда


надо показать составляющие доли в процентах от целого.Создать её на


экране можно, также как и диаграмму любого другого типа, с помощью


мастера диаграм.



Професиональное офомление.


Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаг-


рамм возможность создавать другиие графческие объекты, например вычер-


чивать на экране, а потом распечатывать прямоугольники, элипсы, прямые


и кривые линии, дуги и др.Можно также выполнить рисунки с помощью от-


дельных графических объектов, что никто небудет подозревать, что они


выполнены с помощью Excel, а не специально графического редактора.


- 17 -


Для создания рисунков предназначены кнопки, расположенные на па-


нели инструментов Рисование.Включить изображение этой панели на экране


можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментов Стан-


дартная.



Обмен данными.


Во всех программах, написанных для операционной системы Windows,


пользователь может пользоваться ее буфером обмена(Clipboard),он предс-


тавляет особую область памяти, предстовляемой операционной средой в


распоряжение различных программ.Используя буфер, можно, работая напри-


мер в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую прог-


рамму, которую Windows держит для вас на готове.Причем независимо от


текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той же ко-



- 18 -

манды.Для этого нужно выделить соответствующие ячейки.Занести данные в


буфер, используя для этого команду меню Правка-Копировать, либо комби-


нацию клавиш Ctrl+C.Теперь либо сам Excel, либо иная программа может


вынуть данные из буфера с помощью команды меню Правка-Вставить или од-


ной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.



Текстовый редактор Word для Windows.


Из буфера обмена данные поступают в Word для Windows в виде таб-


лицы.Эта программа понимает все форматы Excel.Гарнитура и размеры


шрифта также сохраняются в неизменном виде.Используя меню обработки


таблиц текстового редактора можно обрабатывать в нем данные.



Экспорт.



Excel может хранить рабочие листы в памяти в различных форма-


- 19 -


тах.Чтобы задать свой формат, нужно выбрать команду меню Файл-Сохра-


нить как,где есть поле Тип файла.Там имеется список форматов, в кото-


рые Excel может преобразовать свои файлы.































- 20 -








































- 21 -














Неправильная кодировка в тексте?
В работе не достает каких либо картинок?
Документ отформатирован некорректно?

Вы можете скачать правильно отформатированную работу
Скачать реферат